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利用二維碼促進資產管理的精細化

  固定資產管理國家有“財政固定資產管理”的立法,管理不當小則造成財政固定資產的閑置,大則造成財政固定資產的流失。如何有效加強中小學財政固定資產的管理,除了完善管理制度,明確管理責任外,還需要一個行之有效的教育資產監管信息化平臺。
  近年來,我國教育事業得到了大力推進和快速發展,對教育固定資產的投入力度也逐步加大。雖然不少中小學已開始使用信息化平臺對學校的固定資產進行管理,但使用效果并不理想,資產監管平臺中仍存在資產數據不健全、資產分類不正確以及資產入庫嚴重滯后等現象,究其原因除了制度與人的因素外,就是資產監管平臺的自身問題。
  一、中小學教育資產監管平臺現狀
  1.資產入庫工作量大、專業性強。通過對各類資產監管平臺的分析,資產錄入的共性是,由學校統一進行,錄入工作繁瑣、工作量大,加之專業的財務特性,使得學校在資產錄入時困難重重。
  2.資產編碼普遍采用條形碼,相對于二維碼,條形碼信息承載量小,只能在水平方向單向表達資產信息,缺乏較強的糾錯功能,且一旦破損將不能被讀取。因此,條形碼在教育資產管理與資產質量追溯中的應用受到制約。
  3.資產運維過程的管理,由于條形碼的局限,使得資產的報修、盤點、調撥等運維工作量大復雜。
  4.由于資產入庫的機制問題,根據采購項目的實際情況難以做到學校資產入庫先于供應商的財務結算,這是一個反流程的錯誤。
  5.依據財政固定資產的管理規定,只有符合財政規定的資產特性且資產單價值大于規定價值時才能入財政固定資產庫,因此資產數據不可能與財務結算數據相一致。從而導致項目審計和績效考核的數據不完整,同時不能實現教育裝備數據的全面統計與分析。
  二、基于二維碼的教育資產監管平臺
       由于該平臺操作的專業性強,學校錄入工作量大,造成平臺中錄入的資產數據精度不夠,且資產的錄入滯后于財務賬冊。通過“裝備平臺”將制度、責任、過程和專業等管理的要素融合于管理平臺,形成科學地管理機制,創新資產監管方式,生成有效資產數據,開創了資產管理的新篇章。

  1.資產錄入與二維碼生成的方法路徑
  “裝備平臺”是集計劃編制、采購審批、履約驗收、資產監管、維護維修、績效評估和數據應用的教育裝備管理工作平臺。資產監管的前置模塊是“履約驗收”,在采購項目驗收前,供應商幫助學校進行資產入庫和二維碼標簽粘貼(購買服務模式,在項目招標文件的商務條款中定義),即資產的身份認證。通過入庫數據,供應商才能在線打印出項目驗收清單進入驗收階段。這樣一來,充分保障了線上資產數據與線下財務數據的一致性,同時避免了學校大量專業性的資產錄入工作。
  2.二維碼在維護維修中的應用

  學校由于管理人員的更換或資料的遺失,給資產的報修帶來諸多困難。資產是否在質保期內,供應商是哪家,由此造成質保期內當過保報修,維修費用的損失;誤報供應商,供應商怨聲載道……這些問題都懸而未決,更談不上供應商質保期內合同履約的質量監管。

  “裝備平臺”中維護維修模塊的使用解決了以上所述問題。無論質保期內維修,還是質保期外,維修的關鍵在于學校的報修,只要解決好報修的正確性,問題就會迎刃刃而解。在報修資產時,是利用手機掃描粘貼在資產上的二維碼標簽,實現一鍵智能報修。系統自動推送資產的質保期、供應商(服務商)、存放地等信息,真正做到一鍵無憂報修,坐等企業服務。

  3.二維碼在資產運維中的應用

  資產的日常運維主要有:存放地、借還、領用、盤點、調撥、報廢??此坪唵蔚墓芾?,其實操作過程較繁瑣。學校資產管理需嚴格遵守《國有資產管理法》的要求,學校法人(校長)需承擔相應法律責任。學校資產運維過程是一項細致復雜的工作,如學校部分資產的存放地經常變更,老師轉崗、離校如何查詢其所領用或借用的資產,資產到報廢期是否提前預警,尤其是每年的資產盤點,更是一個大費周折的苦力活。這都是學校資產運維中必做且又棘手的事。
  自從我區教育局開始使用《南京市教育裝備項目管理平臺》,這些資產運維的難點就輕易化解。利用二維碼進行資產的管理,提升了資產運維的簡便性,主要優勢體現如下:
  (1)資產存放地修改,現場利用手機掃描二維碼標簽,單個或批量修改資產的存放地。
  (2)資產領用、借還,資產管理員只需掃描二維碼,選擇領用(借還)人即可完成操作,領用(借還)人在客戶端確認即可。
  (3)資產盤點,資產管理員通過掃描槍掃描二維碼讀取資產數據,上傳后進行資產核對。
  (4)資產調撥是指校與校之間的資產調撥,調撥后資產的歷史數據一并跟隨轉移。
  (5)資產報廢包含資產報廢預警和資產在“裝備平臺”中的報廢,通過資產報廢預警生成需要報廢的資產清單,待財政審批完成后,在“裝備平臺”中實施報廢,同時生成裝備計劃編制的重要依據。
  4.利用二維碼實現質量追溯

  掃描資產二維碼,全程質量追溯。追溯資產運維記錄,及資產信息(資產名稱、品牌型號、具體配置;資產供應商、購買日期、質保日期、報廢日期;資產使用單位、存放地點、使用人)。通過資產質量追溯數據能夠實現以下功能:
  (1)資產的質量評價;
  (2)同類不同品牌資產的質量評價;
  (3)同一資產的共性故障分析,便于舉證索賠;
  (4)質保內供應商合同履約的質量分析;
  (5)質保外服務商維修服務的誠信分析;
  (6)為供應商的項目履約保證金的退換提供著力依據。

  對學校和區縣來說,固定資產的管理十分重要,二維碼技術的引用能夠有效地處理學校固定資產管理中出現的棘手問題,還能促使學校和區縣對固定資產的管理更加信息化,科學化。社會在不斷發展,信息化時代已經到來,我們更需要改變原有的傳統手動操作模式,利用創新技術讓資產管理更加科學、精細。

(責任編輯:風云網絡)

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